Benoît Evellin, un spécialiste membre de Wikipédia France va ainsi séjourner 6 mois au château de Versailles. Il sera responsable de la coordination et du transfert des informations scientifiques, historiques et de tous les autres types de données de Versailles vers Wikipédia en français mais aussi dans plusieurs autres langues, ainsi que vers Wikimedia Commons, la médiathèque centrale des projets Wikimédia, notamment par le biais de photographies. L’une de ses missions consistera également à compléter, avec l’aide des conservateurs et des scientifiques du château de Versailles, les articles qui existent déjà sur l’encyclopédie.
Adrienne Alix a par ailleurs précisé que "plusieurs tableaux et objets dans le musée sont suffisamment anciens pour être dans le domaine public. L'idée est d'établir, avec les responsables du château, quelles sont les meilleures modalités pour les présenter au mieux dans l'encyclopédie en ligne".

Ce partenariat dépasse la simple collaboration ponctuelle et vise à une association de long terme entre Wikipédia et le château de Versailles. Dans l’esprit des rencontres Wikimédia 2010, il est l’une des premières incarnations d’une nouvelle appréhension de la culture et de sa libre diffusion à l’ère d’Internet.
Auparavant, Wikimédia avait déjà signé d’autres partenariats avec des institutions : le premier avec la Bibliothèque nationale de France, le second avec la mairie, le Muséum d’Histoire Naturelle et les Archives de Toulouse.
Qu’il s’agisse de documents écrits, de photographies, ou de vidéos, d’autres institutions culturelles ont lancé des projets similaires tels que le British Museum, le Brooklyn Museum, plusieurs musées néerlandais, les archives fédérales allemandes et une bibliothèque de l'Etat australien du Queensland.